Бюрократ

• Регистрация и учет документов в системе
• Создание новых версий документа
• Долговременное хранение документации
• Просмотр и редактирование документа
• Работа с разными форматами данных (Word, Excel, XML, PDF)
• Импорт/Экспорт документов
• Формирование и вывод отчетов

ПОРУЧЕНИЯ

КЛЮЧЕВЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА

Для руководителя:

• В любой момент актуальный контроль над исполнением заданий: у кого, когда, результат
• Система избавит от поиска доказательной базы по истории работы с документами. Любая информация, внесенная в систему, может быть использована вне зависимости от времени
• Создание «библиотеки знаний», в независимости от ухода в отпуск, командировок специалистов, смены состава, всегда доступна информация

Для исполнителей:

• Наличие системы освободит место в кабинетах от бесконечных бумажных вариантов документов, перенеся их в электронный всегда доступный архив, что позволит «вздохнуть полной грудью»
• Электронное согласование документов и совместная работа над документами значительно сократит время
• Избавит от перебирания версий и копий документов, неожиданных потерь. Значительно сократит время на поиск
• Достоверная передача, ознакомление, согласование документа «из рук в руки» осуществляется  мгновенно. С актуальной историей создания, изменения, хранения, выполнения
• Контроль и результат выполнения в сроки и по исполнителям, со всей историей отработки

Данный модуль позволяет оперативно организовать совещания любого масштаба, фиксировать результаты и вести эффективный контроль исполнения решений совещаний

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

• Организация совещаний: от планирования до исполнения протокола
• Автоматическое формирование повестки, протокола и листов согласования и  ознакомления совещания
• Уведомления  на  почту  автоматизированным  и  неавтоматизированным  (заинтересованным) участникам совещания
• Отражение результатов совещаний с отметкой присутствия участников
• Автоматическое формирование поручений по решениям, принятым на совещании
•  Исполнение и контроль за исполнением протокола в соответствие сроков
• Формирование базы знаний по проведенным совещаниям и решениям

• Контроль исполнительской дисциплины
• Электронная канцелярия
• Постановка задач в электронном виде и четкий контроль выполнения (многоуровневая постановка задачи, выполнение которой контролируется на каждой стадии
• Оперативная коммуникация сотрудников в процессе рабочей деятельности
• Процессы согласования, утверждения и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow)

• Календарное и бюджетное планирование  проекта с учетом рабочего календаря,  рисков и текущей загрузки сотрудников
• Определение центров ответственности  за конкретные проекты и за проектную  деятельность в целом
• Контроль исполнения сроков по этапам  проекта
• Риск ориентированный подход
• Мониторинг текущего состояния выполнения задач, использования ресурсов и бюджета
• Использование диаграммы Гантта при планировании (вехи, критический путь и др)
• Доска AGILE для визуализации задач проекта
• Табель учета рабочего времени
• Регистрация контактов
• Формирование отчетов о ходе реализации проекта
• Создание шаблонов типовых проектов
• Механизм фиксации и сравнения версий проектов

это предложения новых способов выполнения каких-либо работ с целью оптимизации качества и затрат

• Определение тематики и значимости предложения
• Планирование бюджета
• Финансовое обоснование (формирующие факторы, расчет экономического эффекта)
• Оценка, заключение, опытная проверка
• Описание решаемых проблем, ожидаемый эффект
• Стратегия (цели, задачи, риски)

Эффект от внедрения

• Упрощение и ускорение процесса подготовки и согласования предложения за счет:

Заполнения электронных форм, в том числе удаленно через интернет

Минимальное количество необходимых полей

Гибкая настройка всех процессов (согласования, исполнения и оценки)

• Процессы по управлению рацпредложениями от подачи заявки до внедрения в производство всегда на полном контроле
• Все рацпредложения разработаны с учетом рисков и стратегических целей организации
• Визуализированное представление показателей эффективности, этапов исполнения и взаимосвязей
• Автоматизированная процедура проверки предложения на новизну
• Автоматическая генерация необходимых документов (паспорт рацпредложения и др)
• За каждое внедрение рацпредложения есть свой ответственный
• За каждое внедрение рацпредложения есть свой ответственный

• Регистрация контактов
• Заполнение информации по контактам
• Тема взаимодействия
• Стадии работ с контактными лицами
• Хронология событий

• Регистрационный учет всех видов договоров
• Создание, согласование, регистрация, архив  договоров
• Постановка, исполнение и контроль поручений  по исполнению обязательств этапов договора
• Надежное хранение договоров в электронном  хранилище с разграниченными правами доступа, ролями
• Работа с договорами в интерфейсе руководителя  включает все необходимое для  работы в «Одном окне»
• Электронная подпись, обеспечит контроль, за-  щиту, подтверждение информации
• Формирование отчетной информации о ходе  исполнения договора
• Печать автоматически сформированных листов согласования, листов ознакомления, резолюции, реестра договоров и др.
• Автоматические расчеты (формирование НДС и пр.)
• Возможность обсуждения договора всеми  участниками с сохранением истории диалога в  карточке договора
• Автоматические уведомления о сроках окончания договора, о поступлении договора для согласования или исполнения и др.
• Автоматическая пролонгация сроков договора
• Контроль за местонахождением и состоянием  договора

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ДОГОВОРА

• поддерживает все этапы договорной работы (от переговоров до закрытия)
• обеспечит сохранность и защиту информации
• обладает достаточной гибкостью для возможности организации работы со всем многообразием  типов договоров

Главной целью автоматизации закупок является постоянное пополнение товарного запаса таким образом, чтобы он был максимально реализован до момента следующей поставки. Это идеальный вариант ведения бизнеса, достижение которого гарантирует получение наибольшей прибыли от предпринимательской деятельности.

Достигнуть подобной эффективности мешают многие факторы, основными из которых являются:

• значительное количество времени, необходимое на формирование и оформление заказа
• наличие человеческого фактора
• отсутствие планирования закупок

Все эти проблемы помогает решить внедрение системы автоматизации закупочной деятельности. Данная система позволяет значительно сэкономить время, поскольку самостоятельно анализирует уровень запасов, который остался на складе и в соответствии с введенной программой формирует новые заказы, которые корректирует менеджер, на что у него уходит значительно меньше времени, чем на самостоятельное формирование пакета закупок.

• Стандартные процедуры по тендеру в системе
• Работа с тендерами на одной платформе
• Работа с поручениями по тендеру
• Анализ результатов тендера
• Преднастроенные отчеты

Организация тендера	Участие в тендере
Обсуждайте процессы, Давайте поручения коллегам, принимайте совместные решения с помощью модуля управления тендерами. Прикрепляйте свои документы к карточке тендера	За счёт автоматизации тендерных процессов, система позволяет сократить время на выполнение рутинных операций  для каждого тендерного специалиста