Часто задаваемые вопросы по стандартному функционалу и ответы на них для Пользователей систем

Как войти в систему?

Для входа в систему необходимо ввести свой логин и пароль – реквизиты, которые по умолчанию задаются администратором системы.

Рекомендуется заменить предоставленный пароль собственным. Для этого необходимо перейти в пункт меню Помощь > Параметры > Сменить пароль.

Что такое Поручение?

Поручение – определенный, самостоятельный объем работы, который должен выполнить исполнитель. Поручение может быть, например, простым поручением или отдельным шагом в процессе. Каждое поручение имеет обязательные атрибуты «Тема», таблица исполнителей на вкладке работы. Время окончания поручения устанавливается автором или не устанавливается вообще (поручение может быть без срока окончания).

Как создать новый документ?

Необходимо перейти в пункт меню Документы  >  Создать документ, выбрать тип из выпадающего списка, а затем заполнить поля карточки документа. Поля могут быть обязательными (отмечены красной рамкой) и необязательными, их можно пропустить. После заполнения необходимых полей следует нажать кнопку «Сохранить».

Внимание! Документ не может быть зарегистрирован, если не добавлено вложение.

Почему при запуске системы выходит сообщение: "Превышено допустимое количество ролей"?

Данное сообщение выходит в том случае, если  в Систему пытается зайти большее количество пользователей с данной ролью, чем указано в лицензии для данной организации. Необходимо подать заявку на расширение лицензии.

Почему пользователь не видит вложения?

то есть при выборе вложения Система выводит предупреждение «Доступ к файлу запрещен«?

Это значит, что пользователь, который добавил вложение, не назначил права на отправленное вложение.

Назначить права можно: на вкладке вложения в карточке с помощью кнопки «Назначить права»; при запуске процесса резолюции выходит окно с предложением назначить права на вложения.

Почему у исполнителя поручение в списке горит красным?

Все просроченные документы, поручения, служебные сообщения отображаются в системе красным цветом. Необходимо выполнить поручение.

Как сделать сортировку по регистрационному номеру?

По каждой колонке в списке карточек можно сделать сортировку от большего к меньшему и наоборот, необходимо только щелкнуть по заголовку колонки, по которой требуется отсортировать.

Как исправить нумераторы для филиалов, так как необходимо различать документы филиалов?

Необходимо изменить сами нумераторы: добавить в поле формат нумератора после закрывающей квадратной скобки /01, например.

Документ отправлен на резолюцию не тому руководителю и запущено поручение, как завершить процессы?

Необходимо выполнить или прекратить все поручения по документу. И только после этого заново запустить резолюцию по новому документу.

Документ пришел на регистрацию, но Предпросмотр на файлы запрещен, что делать?

  1. У пользователей Системы обязательно должны быть указаны соответствующие сотрудники.
  2. Для предпросмотра файлов с расширением tif, необходимо установить программу QuickTime и соответствующий плагин http://www.alternatiff.com/distribution/alternatiff-pl-w32-2.0.7-chrome.exe скачать и установить.
  3. Перезапустить браузер.
  4. В предпросмотре любого файла с расширением tif щелкнуть левой кнопкой мыши для регистрации плагина.
  5. После регистрации плагина, предпросмотр будет доступен.

Почему нельзя просмотреть или скачать вложения формата jpg?

Желательный формат файла при сканировании документов PDF. Необходимо проверить установлен ли на компьютере пользователя Flash Player, если нет, то нужно скачать его и установить. Затем пройти по ссылке chrome://flags/#enable-npapi и нажать «Включить». После перезапуска браузера разрешить всплывающие окна для сайта Системы.

Как в отчете "Контроль исполнения документов по резолюции" выбрать все журналы?

Чтобы выбрать несколько журналов в отчете, необходимо держать нажатой клавишу Ctrl и выбирать нужные журналы.

Как узнать доставлены ли документы до контрагента, работающего в другой системе?

Можно сформировать отчет по отправленным документам через меню отчеты с заданными параметрами Обмен между системами с необходимым периодом.

Как настроить корректный порядковый номер?

Порядковый номер, с которого следует начать нумерацию необходимо выставить в конкретном нумераторе по нажатию на кнопку «Установить значение нумератора». Нумераторы находятся в меню Настройки  >  Нумераторы.

Почему при регистрации документа список журналов регистрации пуст?

Значит, для соответствующего вида документа не создан журнал регистрации.

Журнал регистрации создается в справочнике Журналы регистрации с указанием наименования журнала, вида документа, для которого будет использоваться, и конкретного нумератора.

Почему не отправляются документы контрагентам, работающим в других системах?

Чтобы документы были доставлены адресату посредством Обмена между системами, необходимо:

  1. Установлен способ доставки «Обмен между системами»
  2. Добавлено вложение
  3. Документ зарегистрирован
  4. Нажата кнопка «Отправить в ИС»

Только если все пункты выполнены, то документ отправляется адресату. По полю Результат доставки можно следить за состоянием документа: Отправлен, Доставлен, Зарегистрирован, Отказ в регистрации.

Также в системе предусмотрен отчет «Отчет по отправленным документам» с возможностью формирования по любому из способов доставки: Курьер, Почта, Обмен между системами; за выбранный период.

Как поменять срок в запущенном поручении?

Если исполнитель поручения автоматизирован, то он в своем поручении нажимает кнопку «Изменить срок». Поручение возвращается на доработку инициатору, инициатор меняет срок и снова отправляет на исполнение поручение.

Какие возможности дает учетная запись администратора?

Администратор в Системе может:

  1. создавать/изменять/удалять пользователей
  2. устанавливать замещение
  3. определять группу доступа
  4. назначать роли пользователям

Что означает выделенная красным цветом дата в задаче?

Красным цветом выделяются задачи, общий срок по которым просрочен. Данные документы и поручения попадают в папку Просроченные.

Как обеспечить контроль исполнения задач и резолюций по документу его инициатором?

Если инициатор одновременно является автором поручения, то для того чтобы оно было у него на контроле, необходимо выставить галочку Личный контроль до запуска. На исполнение.

Если контроль за исполнением поручений лежит на другом пользователе, то необходимо указать его в качестве Контролера, которому документы попадут на контроль, у которых указан Общий срок на вкладке Резолюция.

Куда попадает документ после завершения и как его можно восстановить?

После завершения процесса все Документы попадают в папку Выполненные.

Процессы Резолюция, Ознакомление, Согласование всегда могут быть запущены повторно.

Как создать новое подразделение?

Формирование организационной структуры предприятия осуществляется в пункте меню Справочники > Подразделения. В справочнике поддерживается иерархия, для этого при создании подразделения необходимо указать Вышестоящее подразделение.

В справочнике в правом блоке можно сразу указать, какие сотрудники, к какому подразделению относятся.

Если нужного контрагента в справочнике нет, можно ли его создать?

Да, контрагента можно создать нового через меню Справочники > Контрагенты > Создать. Необходимо заполнить обязательные поля при создании Наименование, Юридическое наименование. Если поставить галочку Общий доступ, то контрагент станет доступен и в других организациях.

Какие права имеет Контролер поручения по резолюции?

Контролер принимает исполнение по поручению от пользователей или отправляет на доработку. Если в поручении по резолюции есть неавтоматизированные сотрудники, то контролер принимает от них исполнение вне Системы, а в Системе отражает факт выполнения поручения и вкладывает необходимые документы, отчеты по нему.

Как добавить в ознакомление еще одного сотрудника?

При запущенном процессе Ознакомление нельзя добавить еще пользователей. Необходимо дождаться окончания процесса, то есть когда все нажмут «Ознакомлен«, и только после этого можно будет запустить процесс на новых пользователей. В общем, процесс ознакомления может быть запущен на неограниченное количество пользователей. Добавление новых пользователей в список рассылки производится с помощью кнопки Назначить группе в строке с Ознакамливающимся, либо с помощью строки Добавить роль  —  Ознакамливающийся.

Зачем нужна кнопка Ознакомление?

Данная кнопка запускает процесс Ознакомление, предназначенный для того, чтобы пользователи системы могли ознакомиться с каким-либо документом, если исполнение по документу не требуется.

При добавлении основания в исходящем документе пользователь не может найти документ, который ему нужен. Как быть?

Для всех открываемых списков карточек характерно отображение по 100 строк на странице, если количество превышает 100, то карточки автоматически попадают на следующую страницу. Листание страниц возможно с помощью кнопок над таблицей.

Также каждый список может быть отсортирован по любой колонке в сторону увеличения или уменьшения.

Нет кнопок по принятию исполнения в документах, как сделать, чтобы они появились?

Если пользователь является контролером и в документе есть Сводящий, то сначала исполнение от непосредственных сотрудников принимает Сводящий, и только после этого карточка переходит к Контролеру.

Если в документе сводящего нет, то Контролер принимает исполнение от каждого отдельного сотрудника: то есть надо выбирать строки в таблице по одной и для каждой строки с Исполнителем нажимать Принять/Доработать.

Есть ли в системе Электронная подпись?

В системе предусмотрена работа с электронной подписью. На данный момент она отключена. Для полноценной работы электронной подписи необходимо наличие самой карты ЭЦП и картридера.

Почему недоступна кнопка Регистрации при создании внутреннего документа?

Кнопка регистрация доступна только в том случае, если добавлено вложение в документ.

Не получается распечатать вложение PDF из документа, как поступить?

Кнопка «Печать» не срабатывает, если заблокированы всплывающие окна. В адресной строке браузера слева от значка Избранное стоит крестик. При нажатии на значок надо выбрать вариант «Всегда разрешать всплывающие окна». В открывшемся окне плагина поставить галочку и нажать Accept.

Как вывести список по просроченным документам?

Для вывода списка документов по резолюции со сроками предназначен отчет «Контроль исполнения документов по резолюции«. В открывшейся форме необходимо указать вид документа, выбрать журналы регистрации и указать сроки, по которым надо сформировать отчет. Будет сформирован файл с информацией по исполнителям, срокам, резолюции по документам, входящим в отбор.